La fonction de secrétariat est une charnière dans l’activité professionnelle. Elle est un relais essentiel du bon fonctionnement et de la productivité des services.
L’ensemble des thèmes sera abordé au travers de documents que les stagiaires auront pour consigne d’améliorer en fonction des techniques expliquées préalablement par le formateur.
• Aborder la fonction secrétariat dans sa globalité, avec les dimensions méthodologiques, fonctionnelles et pratiques.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs en connaissance des principes et règles applicables, pour atteindre une pratique harmonieuse et efficace.
Éléments méthodologiques :
• Fonction secrétaire : « Secrétaire pour quoi faire ? »
• Typologie et caractérisation des écrits administratifs (courriers, lettres, notes, e-mails, rapports, comptes rendus, procès-verbaux…)
• Gestion du temps et organisation du poste
• Représentation et présentation : « Face au public »
• Fluidification de l’activité des services : « Secrétaire, un collaborateur efficace !
Éléments fonctionnels :
• Méthodologie de l’organisation du poste et de l’activité
• Gestion du temps : « Les quatre failles du temps »
• Principes intangibles pour la mise en œuvre de la neutralité administrative : responsabilité, objectivité, courtoisie, prudence, précision, rigueur
• Techniques d’écriture correcte, pertinente et efficace
• Gestion d’un standard téléphonique
• Communication interpersonnelle professionnelle
Éléments pratiques :
• Nombreux exercices d’application
• Correction et autocorrection
Entraînements pratiques :
• Programme adapté aux attentes exprimées et aux besoins évalués des candidats
• Réponse aux questions pratiques émanant du groupe
Durée :
3 jours
Lieu :
En vos locaux
Groupe :
De 5 à 15 personnes
Public concerné :
Agents de la fonction publique en situation de tenir et animer un poste de secrétariat
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